各研究生培养单位：

为进一步加强我校研究生档案管理工作，实现研究生档案管理标准化、规范化、科学化，充分发挥研究生档案在我校学位与研究生教育工作中的作用，根据教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令），结合我校学位与研究生教育工作实际，特制定《宁夏大学研究生档案管理规定（试行）》，现印发执行。

特此通知！

附件：《宁夏大学研究生档案管理规定（试行）》

宁夏大学研究生院

2016年4月27日

附件：

宁夏大学研究生档案管理规定（试行）

第一章 总则

第一条为进一步加强研究生档案管理，建立健全研究生档案管理制度，根据教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》，结合我校学位与研究生教育工作实际，特制定本规定。

第二条研究生档案管理工作是学校学位与研究生教育工作的重要组成部分，是不可缺少的工作环节，档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则。

第二章 管理方式与分工

第三条研究生院负责研究生档案的宏观管理工作，并对各学院研究生档案材料管理工作进行督促、指导与检查。

第四条各学院具体负责在校研究生档案材料的收集、整理、归档、移交等日常管理工作。

第三章 档案材料收集范围与要求

第五条为使研究生档案适应国家人事工作的需要，应不断充实研究生在校期间的档案内容，毕业时研究生档案中应收集到以下材料：入学材料、学籍材料、学位材料、奖励材料、处分材料、毕业材料、其他具有保存价值、应予归档的研究生个人材料。

第六条各相关部门（学院）提供的研究生各类档案材料必须是手续完备、办理完毕的正式有效文件。

第四章 档案的整理（归档）与管理

第七条研究生录取名单确定后，研究生招生办公室即向考生发出调档通知函，要求新生在规定时间内将本人档案寄送到研究生院学位管理科，其中读研期间保留工作岗位的定向培养研究生，档案可以不调入我校，但需向研究生院学位管理科提供定向协议审核备案。

第八条新生入学后，研究生院对接收的新生档案进行整理和审核。

第九条研究生院审核完新入学研究生档案后，及时存放到具备防火、防盗、防潮、防虫的铁制档案柜中，并指定专人来进行档案的日常管理，且须及时对新生档案进行登记、整理、归档，建立研究生档案目录。

第十条研究生档案属需妥善保管的内部文件。各学院要指定专人负责档案材料管理，档案管理人员如发生工作变动，应及时做好档案管理工作的交接手续，确保研究生档案材料的安全。

第十一条各学院应适时将在研究生培养过程中形成的正式有效研究生档案材料（上述毕业时研究生档案中应收集到）移交到研究生院归档，并办理移交手续。研究生院将接收的研究生档案材料及时登记、归档。同时各学院也要做好本学院在研究生培养过程中形成的研究生档案材料的归档工作。

第十二条对于收集、归档的研究生档案材料，任何人不得随意更改、补充、抽出、销毁。如遇特殊情况必须对有关材料进行更改、补充、抽出或销毁的，应当经研究生院和学院领导集体讨论，提出处理意见，报学校分管领导批准后，方可实施。

第十三条凡有违反研究生档案管理规定，在工作中存在失职、渎职行为，造成研究生档案缺损、遗失、泄密等，学校将按照相关规定严肃查处并追究当事人的责任。

第五章 档案查阅与使用

第十四条 因工作需要查阅研究生档案的，须填写《宁夏大学研究生档案查阅申请表》经研究生院主管领导批准后，在档案管理人员在场的情况下查阅，并按规定予以登记。校外人员因工作需要查阅研究生档案，应由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经主管领导批准后方可查阅，并按规定予以登记。研究生档案不予借阅。

第十五条查阅研究生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。

第十六条 研究生本人不得查阅个人档案。确有特殊原因（如毕业联系工作、办理出国手续等）需要复制有关本人档案证明材料，应当由研究生本人填写《宁夏大学研究生档案查阅申请表》，说明需要何种证明材料和使用意图，经主管领导批准后，由档案管理人员按规定办理。

第六章 档案的转递与暂存

第十七条毕业研究生档案经研究生院严格密封并加盖骑缝公章后，根据毕业研究生提供的调档函或就业报到证或博士录取通知书（博士后录取通知书）所列的单位地址，由研究生院统一寄出。毕业研究生也可持以上调档函材料到研究生院领提取本人档案。

第十八条入学时未将人事档案调入我校的定向培养研究生，在我校学习期间产生的档案材料（学籍档案），毕业时研究生院应移交到定向培养研究生所在的工作单位。

第十九条没有落实就业单位的毕业研究生，其档案由研究生院按规定移交到学校档案馆暂存，暂存期内如毕业研究生落实就业单位，可随时提取本人档案。

第二十条因故延期毕业的研究生档案仍由研究生院暂时保管。

第二十一条因故失踪、死亡的研究生，或因研究生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的，其人事档案由研究生院移交到学校档案馆集中保存、代管。

第七章 附则

第二十二条本规定适用于本校全日制硕士研究生和博士研究生的档案管理。

第二十三条本规定自发布之日起试行，由研究生院负责解释。